E-mail di conferma prenotazione hotel: cosa deve contenere

L’e-mail di conferma arriva a qualcuno che sì, ha prenotato, ma non è affatto certo di aver scelto bene. Inizia dalle email, rendile accoglienti, crea atmosfera.


Rivedi l’ordine delle informazioni

Inizia dalle buone maniere: saluta e utilizza il nome del cliente, ciò che seguirà dopo gli sembrerà molto più personale. Dai un benvenuto sincero, non forzato.

Di’ subito le cose importanti (per il cliente, non per te).
Riepiloga prima i dettagli della prenotazione, poi le condizioni dell’hotel (politiche di cancellazione, orari check-in e check-out, etc.) e infine le modalità di pagamento.

Se ci sono benefici importanti da segnalare o servizi aggiuntivi da proporre, puoi dedicare un breve paragrafo, ma non dilungarti troppo, altrimenti è subito effetto “televendita”.
Concludi salutando, meglio se in modo personale, con il tuo nome, qualifica e recapiti.

Lavora sullo stile

Scrivere potabile è una capacità da allenare ogni giorno per essere comprensibili ed efficaci.
Leggi l’articolo dal Blog di Pennamontata sul perché scrivere chiaro e semplice. In ogni caso:

  • Non essere inutilmente prolisso e usa il più possibile una forma attiva, questa ti aiuta sia nella scelta del lessico che nell’ordine delle informazioni. Ad esempio: “L’accesso e l’uso della spiaggia sono garantiti ai disabili.” diventa “La spiaggia non ha barriere architettoniche.
  • Evita come la peste il gergo lavorativo e gli inglesismi inutili. Chiediti sempre se si può dire in modo più semplice e in italiano o nella lingua del cliente.

I verbi paternalistici e antiquati sono ovunque.

Consentire, mettere in grado, permettere sono verbi paternalistici nel senso che mettono l’accento sull’azienda e non sul cliente. Ad esempio: “XYZ: la App in grado di rispondere alle chiamate alla reception” diventa “XYZ: la App che risponde alle chiamate alla reception“. I verbi antiquati, come provvedere, procedere, trasmettere, ci ricordano il burocratese e appesantiscono. Ad esempio: “Provvedere al pagamento” diventa “Pagare“.
Questi ed altri esempi li trovi nel libro di Luisa Carrada – Lavoro, dunque scrivo!

E ora, mettiti all’opera!

Prova a rivedere l’email di conferma prenotazione mettendoti nei panni del tuo futuro ospite.
Fai mente locale: dopo questa email ricevi spesso domande? Significa che qualcosa da cambiare c’è.
All’arrivo ti chiedono informazioni che in realtà hanno già (proprio nell’email di conferma prenotazione)? forse non le hanno notate, affossate come sono tra le mille righe fitte fitte.

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